Cómo configurar un correo electrónico profesional con su propio dominio

Para configurar un correo electrónico empresarial con un dominio personalizado: (1) registre su dominio, (2) elija un proveedor de alojamiento de correo electrónico, (3) añada los registros MX del proveedor a la configuración DNS de su dominio, (4) cree los buzones de correo de sus usuarios, (5) publique los registros SPF, DKIM y DMARC para garantizar la entregabilidad, y (6) conecte sus clientes de escritorio y móviles. El proceso dura aproximadamente 30 minutos, aunque la propagación del DNS puede tardar hasta 48 horas.

Una dirección de correo web gratuita le está costando negocios sin que se dé cuenta. Cuando un cliente potencial recibe una propuesta desde una dirección genérica, no puede distinguir su empresa de un pasatiempo. A @yourcompany.com Una dirección de correo electrónico de este tipo cuesta unos pocos dólares al mes por usuario y elimina esa duda de forma definitiva.

Esta guía le guía a través de la configuración completa, incluidos los registros de entregabilidad que la mayoría de las guías omiten —razón por la cual tantas cuentas de correo electrónico de nuevas empresas acaban en la carpeta de spam durante su primer mes—.

Paso 1: Registre su dominio

Si ya dispone de un dominio para su sitio web, puede utilizarlo para el correo electrónico; no necesita uno independiente. Si parte de cero, regístrese a través de cualquier registrador de confianza.

Tres reglas para elegir bien:

• Elige un nombre que coincida con el de su empresa que se acerque lo más posible. No añada guiones ni números para forzar una coincidencia exacta; en su lugar, elija una variante sencilla.
• Opte por .com siempre que sea posible. Sigue siendo la extensión que inspira mayor confianza, y los destinatarios la eligen inconscientemente por defecto.
• Regístrese por varios años. La antigüedad del dominio es un indicador leve de confianza, y el registro por varios años le protege contra una caducidad accidental.

Paso 2: Elija su proveedor de alojamiento de correo electrónico

Su registrador y su proveedor de alojamiento de correo electrónico no tienen por qué ser la misma empresa y, a menudo, no deberían serlo. Los registradores suelen ofrecer un reenvío básico de correo electrónico, lo cual no es lo mismo que los buzones alojados y le limitará rápidamente.

En esta fase, decida si desea solo el correo electrónico o si lo quiere como parte de un espacio de trabajo. Si también necesita chat, almacenamiento compartido de archivos, un calendario de equipo y videoconferencias, adquirirlos por separado suele resultar más caro que una plataforma integrada como [nombre de la plataforma]CHAMPREP, y supone tener que gestionar cuatro conjuntos de cuentas de usuario en lugar de uno solo.

Paso 3: Añada registros MX a su DNS

Los registros MX —registros de MailExchange— indican a Internet qué servidor gestiona el correo electrónico de su dominio. Sin ellos, el correo enviado a su dominio no tiene adónde ir.

En la configuración de DNS de su registrador de dominios:

1. Elimine cualquier registro MX existente que apunte a un proveedor anterior.
2. Añada los registros MX facilitados por su nuevo proveedor de correo electrónico, tal y como se le hayan indicado.
3. Establezca los valores de prioridad exactamente como se especifica: se prueban primero los números más bajos.
4. Guarde los cambios y espere hasta 48 horas para que se complete la propagación, aunque la mayoría de los cambios surten efecto en menos de una hora.

Paso 4: Cree sus buzones de correo

Cree buzones de correo individuales para cada persona y, a continuación, añada alias basados en roles que reenvíen los mensajes a dichos buzones. Los alias no suelen tener ningún coste, mientras que cada buzón adicional se factura como una licencia.

Una estructura estándar para una pequeña empresa:

• Buzones de correo individuales: firstname@yourcompany.com para cada miembro del equipo
• Alias de roles: info@, support@, sales@, accounts@ — reenvío a la persona correspondiente
• Bandeja de entrada compartida: para cualquier dirección que deba supervisar más de una persona

Establezca la convención de nomenclatura antes de crear la primera cuenta. Cambiar de firstname@ a firstname.lastname@ Una vez que se haya configurado a veinte personas, deberá actualizar todas sus tarjetas de visita, firmas y entradas en directorios.

Paso 5: Configure SPF, DKIM y DMARC

Este es el paso que la mayoría de las empresas se saltan, y la razón por la que sus correos electrónicos acaban en la carpeta de spam. Estos tres registros DNS demuestran que su correo es legítimo.

• SPF (Sender Policy Framework) Enumera los servidores autorizados para enviar correo electrónico en nombre de su dominio. Sin ello, cualquiera puede falsificar su dirección.
• DKIM (DomainKeys IdentifiedMail) añade una firma criptográfica a cada mensaje, lo que permite al servidor receptor verificar que no ha sido alterado durante la transmisión.
• DMARC indica a los servidores receptores qué deben hacer cuando un mensaje no supera las verificaciones de SPF o DKIM —ignorarlo, ponerlo en cuarentena o rechazarlo directamente— y le envía informes sobre los intentos de falsificación.

Los tres son registros de texto DNS. Su proveedor de correo electrónico le proporciona los valores. Active DMARC en modo de supervisión, revise los informes durante quince días para confirmar que el correo legítimo pasa sin problemas y, a continuación, endurezca la política para poner en cuarentena y, finalmente, rechazar los mensajes.

Paso 6: Conecte sus dispositivos

La mayoría de los proveedores actuales admiten la configuración automática: introduzca su dirección y contraseña, y el cliente se configura por sí solo. Si es necesaria una configuración manual, necesitará las direcciones de los servidores IMAP y SMTP, los puertos y el método de cifrado que figuran en la documentación de su proveedor.

Active la autenticación de dos factores en todas las cuentas en este momento, antes de que los buzones contengan información valiosa. El correo electrónico empresarial es la credencial más atacada en cualquier organización, ya que constituye la vía de restablecimiento para todas las demás cuentas.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una dirección de correo electrónico empresarial?

El correo electrónico empresarial independiente suele oscilar entre unos pocos dólares y unos quince dólares al mes por usuario, dependiendo del proveedor y del nivel de servicio. Las plataformas de espacio de trabajo integradas incluyen correo electrónico junto con chat, almacenamiento y vídeo por un precio por usuario similar.

¿Puedo utilizar la interfaz de Gmail con mi propio dominio?

Sí, a través de Google Workspace. El servicio gratuito de Gmail no admite dominios personalizados para el envío en una configuración profesional.

¿Cuánto tiempo tarda la propagación del DNS?

Normalmente menos de una hora, pero prevea hasta 48 horas. Durante la propagación, es posible que algunos remitentes lleguen al servidor antiguo y otros al nuevo, por lo que le recomendamos que evite realizar el cambio durante un periodo crítico.

¿Qué ocurre con mis correos electrónicos antiguos cuando cambio de proveedor?

La mayoría de los proveedores ofrecen una herramienta de migración IMAP que copia el correo existente al nuevo buzón. Realice la migración antes de cambiar los registros MX para que no se pierda ningún mensaje durante el periodo de transición.

¿Necesito SPF, DKIM y DMARC para una pequeña empresa?

Sí. El filtrado de entregabilidad no varía en función del tamaño de la empresa: una empresa de cinco personas que carezca de estos registros acabará en la carpeta de spam con la misma facilidad que una de quinientas.

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Configuración rápida del correo electrónico de dominio

Configure su correo electrónico profesional en menos de diez minutos. Le CHAMPREPguía a través de la verificación del dominio, los registros DNS y la configuración de la entregabilidad, con Chat, Drive, Calendar, y incluidosMeetings. MásLearn información sobre CHAMPREP Servicios.