نصائح حول إنتاجية البريد الإلكتروني: كيفية إدارة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل دون أن يديرك هو
تتألف استراتيجية إنتاجية البريد الإلكتروني الأكثر فعالية من أربعة أجزاء: معالجة البريد الإلكتروني على دفعات مجدولة بدلاً من معالجته بشكل مستمر، واستخدام المرشحات لإبقاء الرسائل ذات الأولوية المنخفضة خارج صندوق الوارد الرئيسي، وتطبيق قاعدة الدقيقتين بحيث يتم التعامل مع الردود القصيرة على الفور بدلاً من تأجيلها، ونقل المناقشات الداخلية المتبادلة إلى الدردشة. تعمل هذه العادات مجتمعةً على تقليل المقاطعات وتمنح الفرق مزيدًا من الوقت دون انقطاع للتركيز على العمل.
البريد الإلكتروني هو الأداة الأكثر استخدامًا في مجال الأعمال، وأحد أقل الأدوات إدارةً. لم يختر معظم المهنيين أبدًا سير عمل محددًا للبريد الإلكتروني. فقد ورثوا إعدادات الإشعارات، وبنوا يوم عملهم حول الاستجابة لها. والنتيجة هي يوم مجزأ إلى فترات زمنية قصيرة جدًّا بحيث لا تسمح بأداء عمل ذي مغزى.
الحل ليس بالضرورة تطبيقًا جديدًا. إنه مجموعة صغيرة من القرارات المدروسة حول وقت الاطلاع على البريد الإلكتروني، وما يصل إلى صندوق الوارد الخاص بك، وأي المحادثات تنتمي إلى مكان آخر تمامًا.
لماذا يؤدي التحقق المستمر من البريد الإلكتروني إلى تدمير الإنتاجية
Section titled “لماذا يؤدي التحقق المستمر من البريد الإلكتروني إلى تدمير الإنتاجية”نادرًا ما تقتصر تكلفة البريد الإلكتروني على الوقت المستغرق في قراءته. فهي تشمل أيضًا تكلفة المقاطعة. قد يستغرق استعادة التركيز بعد المقاطعة وقتًا أطول بكثير من المقاطعة نفسها، لذا فإن إلقاء نظرة سريعة على البريد الإلكتروني قد يستهلك عدة دقائق من القدرة الإنتاجية.
إن التحقق من البريد الإلكتروني كل عشر دقائق على مدار يوم عمل مدته ثماني ساعات يؤدي إلى ما يقرب من 48 مقاطعة محتملة. وحتى مع تقدير متحفظ للوقت المستغرق في التعافي، فإن التكلفة الحقيقية لتلك العادة قد تكون أكبر من الوقت الذي تقضيه في قراءة الرسائل.
التغيير الأكثر تأثيرًا المتاح للعديد من المهنيين هو التحول من المراقبة المستمرة إلى المراجعة المجدولة على دفعات.
المعالجة المجمعة: العادة الأساسية
Section titled “المعالجة المجمعة: العادة الأساسية”التجميع يعني فتح البريد الإلكتروني في أوقات محددة وإبقائه مغلقًا في الأوقات الأخرى. بالنسبة للعديد من الوظائف، تكفي ثلاث جلسات:
- في منتصف الصباح: بعد أول فترة من العمل المركّز. فتح البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح قد يؤدي إلى تضحية أفضل ساعاتك لأولويات الآخرين.
- في وقت مبكر من بعد الظهر: بعد الغداء، عندما يمكنك معالجة الردود والطلبات الجديدة معًا.
- في أواخر فترة ما بعد الظهر: قبل الانتهاء، لتلتقط أي شيء يحتاج حقًا إلى الاهتمام قبل يوم العمل التالي.
قد تتطلب الأدوار التي تتعامل مع العملاء وأدوار الدعم مراجعة أكثر تواترًا، لكن المبدأ لا يزال ساريًا: استخدم فترات زمنية محددة بدلاً من صندوق الوارد المفتوح بشكل دائم.
الشرط الأساسي هو إيقاف تشغيل الإشعارات. لا يُعد تجميع الرسائل مع تشغيل الإشعارات تجميعًا حقيقيًّا لأن المقاطعة لا تزال تحدث حتى عندما ترفض اتخاذ أي إجراء. قم بتعطيل تنبيهات البريد الإلكتروني على سطح المكتب والجوال حيثما يسمح دورك بذلك، واتفق مع فريقك على أن الأمور العاجلة حقًّا يجب أن تصل عبر الدردشة أو الهاتف.
قم بإعداد عوامل تصفية تقلل حجم الرسائل فعليًّا
Section titled “قم بإعداد عوامل تصفية تقلل حجم الرسائل فعليًّا”تسيطر على معظم صناديق الوارد رسائل لا تتطلب أي إجراء فوري: الإشعارات، والنشرات الإخبارية، والتقارير الآلية، والرسائل المنسوخة. يعد تصفية هذه الرسائل إحدى أسرع الطرق لتقليل حجم صندوق الوارد الرئيسي.
من المفيد إعداد أربعة فلاتر:
- الإشعارات التلقائية: قم بتوجيه تنبيهات النظام، وتحديثات التذاكر، وإشعارات التطبيقات إلى مجلد مخصص تراجعه مرة واحدة يوميًا.
- النشرات الإخبارية والتسويق: قم بتوجيه هذه الرسائل إلى مجلد «للقراءة» الذي تراجعه أسبوعيًا بدلاً من مراجعتها فور وصولها.
- نسخة (CC) ونسخة مخفية (BCC): الرسائل التي لا تكون فيها في
Toغالبًا ما تكون الرسائل التي لا تكون أنت في حقلها ذات طابع إعلامي، لذا قم بتوجيهها إلى مجلد ذي أولوية أقل عند الاقتضاء. - رسائل البريد الإلكتروني الداخلية للفريق: افصل الرسائل الداخلية عن رسائل العملاء الخارجية حتى تتمكن من تصنيف الفئتين بشكل مختلف.
خصص 20 دقيقة مرة واحدة لإنشاء هذه المرشحات. سيتضاعف الوقت الذي توفره كل يوم بعد ذلك.
طبق قاعدة الدقيقتين
Section titled “طبق قاعدة الدقيقتين”عند معالجة صندوق الوارد الخاص بك، طبق قاعدة قرار واحدة على كل رسالة: إذا كان من الممكن معالجتها في أقل من دقيقتين، فقم بمعالجتها على الفور. وإذا لم يكن ذلك ممكنًا، فحوّلها إلى مهمة مع تحديد موعد لها.
التأجيل له تكلفة خفية. فالرسالة التي تتخطاها يجب قراءتها مرة أخرى لاحقًا، وفهمها مرة أخرى، وتحديد أولويتها مرة أخرى، وأحيانًا عدة مرات. إن قراءة نفس البريد الإلكتروني أربع مرات قبل الرد عليه هو مصدر شائع لفقدان الوقت غير المرئي في العمل المعرفي.
بالنسبة للرسائل التي تتطلب أكثر من دقيقتين، لا تتركها في صندوق الوارد كقائمة مهام. انقلها إلى نظام المهام الفعلي الخاص بك مع إرفاق تاريخ بها. صندوق الوارد الذي يُستخدم كقائمة مهام لا يحتوي على مواعيد نهائية يمكن الاعتماد عليها، ويتم فرزه حسب وقت الوصول بدلاً من الأهمية.
اكتب رسائل بريد إلكتروني تحصل على ردود أسرع
Section titled “اكتب رسائل بريد إلكتروني تحصل على ردود أسرع”غالبًا ما يكون المرسل هو السبب في بطء الردود. فالرسالة التي تُخفي طلبها في الفقرة الرابعة قد تظل دون رد بينما يحاول المستلم فهم ما يُطلب منه.
اجعل الرسائل أسهل في الاستجابة لها:
- ضع الطلب أو القرار في السطور الافتتاحية.
- استخدم سطر موضوع محددًا يعكس الإجراء المطلوب.
- اطلب خطوة تالية واحدة واضحة، وقم بتحديد موعد نهائي واقعي عندما يكون التوقيت مهمًا.
- افصل السياق الأساسي عن المعلومات الخلفية الاختيارية.
- اجعل كل رسالة تركز على نتيجة واحدة كلما أمكن ذلك.
اعرف متى لا تستخدم البريد الإلكتروني
Section titled “اعرف متى لا تستخدم البريد الإلكتروني”نسبة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني الداخلية لا ينبغي أن تكون عبر البريد الإلكتروني. اختيار القناة الخاطئة هو أحد أكبر الأسباب الهيكلية لزيادة حجم البريد الوارد.
| استخدم | متى | لماذا |
|---|---|---|
| البريد الإلكتروني | التواصل الخارجي، والسجلات الرسمية، وأي شيء يحتاج إلى سجل تدقيق | دائم وقابل للبحث ومناسب للعملاء والموردين |
| Chat | الأسئلة الداخلية السريعة والتنسيق والتحديثات غير الرسمية | أسرع، وأقل تعقيدًا، ويبقي المراسلات القصيرة خارج صندوق الوارد |
| اجتماع | الخلافات الحقيقية، والقرارات المعقدة، والمحادثات الحساسة | يمكن للمناقشة في الوقت الفعلي أن تحل في دقائق ما قد لا تحله رسائل البريد الإلكتروني في أيام |
| مستند مشترك | أي شيء سيحتاجه أكثر من شخص واحد بشكل متكرر | تُكتب مرة واحدة، ويمكن العثور عليها لاحقًا، ولا تضيع داخل سلسلة الرسائل |
إحدى العلامات الواضحة على أنك اخترت القناة الخاطئة هي وجود سلسلة رسائل تتجاوز خمس ردود بين زميلين داخليين. قد تكون المحادثة هذه أكثر ملاءمة للدردشة أو مكالمة هاتفية قصيرة.
أنشئ قوالب للرسائل المتكررة
Section titled “أنشئ قوالب للرسائل المتكررة”يكتب معظم الأشخاص نفس المجموعة المحدودة من رسائل البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا: ملاحظات التوجيه للموظفين الجدد، ومتابعة العروض، وتأكيدات الاجتماعات، والردود القياسية على الأسئلة الشائعة.
حدد الرسائل الخمس الأكثر تكرارًا واحفظها كقوالب. الوقت الذي يتم توفيره عند كل استخدام قد يكون بسيطًا، لكن العائد على مستوى الفريق على مدار العام كبير. كما تعمل القوالب على تحسين الاتساق، وهو أمر مهم في أي تعامل مع العملاء.
كيف يغير الذكاء الاصطناعي عملية فرز رسائل البريد الإلكتروني
Section titled “كيف يغير الذكاء الاصطناعي عملية فرز رسائل البريد الإلكتروني”لقد أحدث الذكاء الاصطناعي تغييرًا جوهريًا في إدارة البريد الإلكتروني. تقلل ملخصات سلاسل المحادثات من الحاجة إلى قراءة كل رسالة لفهم القرار. تساعد الردود المقترحة في إرسال إشعارات الاستلام والتأكيدات البسيطة. يمكن لإشارات الأولوية إبراز الرسائل التي تحتاج فعليًّا إلى الاهتمام.
عند استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل جيد، فإنه يزيل الجزء ذي القيمة المنخفضة من العمل المتعلق بالبريد الإلكتروني. أما عند استخدامه بشكل سيئ، فإنه يولد رسائل مطولة لا يرغب أحد في تلقيها. ومن القواعد العملية استخدام الذكاء الاصطناعي لتقليل ما تحتاج إلى قراءته، والتحلي بالحذر عند استخدامه لزيادة ما ترسله.
الأسئلة الشائعة
Section titled “الأسئلة الشائعة”
ما هو مفهوم «صندوق الوارد الخالي» (Inbox Zero)، وهل هو فعال؟
Section titled “ما هو مفهوم «صندوق الوارد الخالي» (Inbox Zero)، وهل هو فعال؟”يعني مفهوم «صندوق الوارد الخالي» معالجة كل رسالة واتخاذ قرار بشأنها بدلاً من تركها دون قراءة. وهو ينجح بشكل جيد مع الأشخاص القادرين فعليًّا على معالجة الرسائل دفعة واحدة، بينما لا ينجح بنفس القدر مع الوظائف التي تتطلب معالجة كميات كبيرة من الرسائل، حيث قد يصبح الوصول إلى «صندوق الوارد الخالي» مصدرًا للقلق. المبدأ الأساسي — اتخاذ قرار بشأن كل رسالة مرة واحدة — أهم من العدد نفسه.
كم مرة يجب عليك التحقق من بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل؟
Section titled “كم مرة يجب عليك التحقق من بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل؟”تناسب الجلسات المجدولة التي تتراوح بين جلستين وأربع جلسات يوميًا العديد من الأدوار الوظيفية. قد تحتاج الأدوار التي تتعامل مع العملاء وأدوار الدعم إلى مراجعة أكثر تواترًا، لكن الفترات الزمنية المحددة يمكن أن تقلل من الاضطراب الناجم عن المراقبة المستمرة.
كيف يمكنك تقليل حجم رسائل البريد الإلكتروني على مستوى الفريق؟
Section titled “كيف يمكنك تقليل حجم رسائل البريد الإلكتروني على مستوى الفريق؟”انقل المناقشات الداخلية إلى الدردشة، وقلل من إرسال نسخ غير ضرورية إلى الآخرين، واستخدم المستندات المشتركة للمعلومات التي سيحيل إليها الأشخاص مرارًا وتكرارًا، واتفق على قواعد واضحة للقنوات حتى يعرف الجميع مكان كل شيء.
هل يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل؟
Section titled “هل يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل؟”قد يؤدي الرد بشكل روتيني إلى خلق توقعات يصعب التراجع عنها، وقد يسهم ذلك في إرهاق الفريق. إذا كنت تعمل في أوقات غير معتادة، فقم بجدولة الرسائل بحيث تصل خلال ساعات العمل لدى المستلم بدلاً من ذلك.
ما هي أفضل طريقة لتنظيم مجلدات البريد الإلكتروني؟
Section titled “ما هي أفضل طريقة لتنظيم مجلدات البريد الإلكتروني؟”عادةً ما يكون عدد المجلدات الأقل هو الأفضل. فالبحث الحديث يجعل التسلسلات الهرمية المعقدة للمجلدات غير ضرورية. لا يحتاج الكثير من الأشخاص سوى إلى أرشيف ومجلد للمتابعة وعدد قليل من الفئات المُصنفة.
اجمع أعمالك Workفي منصة واحدة متصلة
CHAMPREP تجمع بين البريد Mailالإلكتروني Chatوالدردشة DriveوDrive Calendarوالتقويم Meetingsوالاجتماعات والذكاء الاصطناعي في مساحة عمل واحدة متصلة. اكتشف CHAMPREP الباقات والفواتير للبدء.